Außendienstverwaltung
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When I Work

Schichtplanungs- und Zeiterfassungssoftware für stundenbasierte Teams

Preise

Ab$2.50/Monat

Kostenpflichtig
Bewertung

4.1/5

Zertifizierungen
1
Letzte technische Prüfung
2026-11-02
Verfügbare TarifeWebsite besuchen (öffnet in neuem Tab)

Technische Übersicht

When I Work ist eine umfassende Personalmanagement-Plattform, die speziell für stundenbasiert arbeitende Mitarbeiter und Außendienstteams entwickelt wurde. Sie kombiniert Schichtplanung, Zeiterfassung und Teamkommunikation in einer mobilen App. Sie ersetzt manuelle Tabellenkalkulationen durch ein automatisiertes System mit nutzerbasierter Abrechnung.

Analystenbewertung: Vor- und Nachteile

Nachgewiesene Vorteile

  • Mobile-First-Benutzeroberfläche für operative Arbeitskräfte optimiert
  • Direkte Integration zwischen Schichtplanung und digitaler Zeiterfassung
  • Signifikante Reduzierung des administrativen Aufwands bei der Dienstplangestaltung

Technische Einschränkungen

  • Kein dauerhaft kostenloses Paket nach Ablauf der Testphase verfügbar
  • Erweiterte Integrationsmöglichkeiten nur in höheren Tarifen enthalten

Technische Fähigkeiten & Funktionen

3/7
Enthalten:REST- & GraphQL-API
Nicht verfügbar:SSO / SAML-Authentifizierung
Nicht verfügbar:Self-Hosted Option
Enthalten:Vollständiger Datenexport
Enthalten:Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
Nicht verfügbar:Eigene Domains & SSL
Nicht verfügbar:Unveränderliche Audit-Logs
Scorecard
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Technisches Scorecard: When I Work

77/100
DX & Technische Dokumentation
Günstig
75/100
Preisfairness
Günstig
70/100
Sicherheit & Governance
Günstig
72/100
Datenportabilität & Souveränität
Ausgezeichnet
80/100
Leistung & Zuverlässigkeit
Ausgezeichnet
90/100

Time-to-Value & Passung nach Segment: When I Work

Geschätzte Time-to-Value< 1 Stunde (Sofort)

Nahezu verzögerungsfreier Rollout mit minimaler technischer Reibung.

LernkurveNiedrig (Intuitiv)

Schnelles Onboarding für Entwickler ohne Schulungsbedarf.

Passungsindex nach Unternehmensgröße

Startup & Agile Teams1 bis 50 Mitglieder
80%
Mittelstand & Scaleup50 bis 500 Mitglieder
70%
Großunternehmen / Enterprise500+ Mitglieder
40%
Preise & TCO
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Preise

$2.50/Monat

Modell: PAID.

Verfügbare Tarife:

  • Essentials$2.5/Monat
Erhalten When I Work (öffnet in neuem Tab)

Abrechnungsrisiken & versteckte Klauseln: When I Work

Auditierte kritische Abrechnungspunkte:
  • Die Kosten steigen linear mit jedem aktiven Nutzer, was bei saisonaler Personalaufstockung ins Gewicht fällt.
Gesamtbetriebskosten-Projektion (TCO): When I Work$2.50/mo
Deterministische Kostenschätzung für 12 und 36 Monate basierend auf Teamgröße, inklusive SSO-Aufschlägen und Jahresrabatten.
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Indie / Solo (1 aktiver Benutzer)

Einzelentwickler oder unabhängiger technischer Gründer.

Monatliche Basiskosten
$2.5/Monat
1 aktiver Benutzer
12-Monats-Investition
$26/Jahr
Beinhaltet ~15% Ersparnis bei jährlicher Abrechnung
3-Jahres-TCO-Projektion (36 Monate)
$78gesamt
Konsolidierte Softwarelizenzierungsausgaben

Geschätzte Self-Hosted VPS + DevOps-Kosten

Break-Even-Punkt: Rentabel ab 12 aktive Benutzer

Berechnete Infrastruktur: VPS 1 vCPU / 2GB RAM (~$5) + 0.5h DevOps/mes ($20)

Jährliche VPS + DevOps-Kosten$300/Jahr
Differenz vs. SaaS-LizenzenSaaS ist $274/Jahr
Startup (10 aktive Benutzer)

Agiles Entwicklerteam in der Validierungs- und frühen Wachstumsphase.

Monatliche Basiskosten
$25/Monat
10 aktive Benutzer
12-Monats-Investition
$255/Jahr
Beinhaltet ~15% Ersparnis bei jährlicher Abrechnung
3-Jahres-TCO-Projektion (36 Monate)
$765gesamt
Konsolidierte Softwarelizenzierungsausgaben

Geschätzte Self-Hosted VPS + DevOps-Kosten

Break-Even-Punkt: Rentabel ab 45 aktive Benutzer

Berechnete Infrastruktur: VPS 2 vCPU / 8GB RAM (~$15) + 2h DevOps/mes ($80)

Jährliche VPS + DevOps-Kosten$1,140/Jahr
Differenz vs. SaaS-LizenzenSaaS ist $885/Jahr
Growth (25 aktive Benutzer)

Wachsendes Unternehmen mit Anforderungen an Team-Governance und Zugriffskontrolle.

Monatliche Basiskosten
$62.5/Monat
25 aktive Benutzer
12-Monats-Investition
$638/Jahr
Beinhaltet ~15% Ersparnis bei jährlicher Abrechnung
3-Jahres-TCO-Projektion (36 Monate)
$1,914gesamt
Konsolidierte Softwarelizenzierungsausgaben

Geschätzte Self-Hosted VPS + DevOps-Kosten

Break-Even-Punkt: Rentabel ab 135 aktive Benutzer

Berechnete Infrastruktur: Cluster VPS 4 vCPU / 16GB RAM (~$45) + 6h DevOps/mes ($240)

Jährliche VPS + DevOps-Kosten$3,420/Jahr
Differenz vs. SaaS-LizenzenSaaS ist $2,782/Jahr
Scaleup (100 aktive Benutzer)

Konsolidierte Organisation mit Richtlinien für Unternehmenssicherheit und verpflichtendem SSO.

Monatliche Basiskosten
$250/Monat
100 aktive Benutzer
12-Monats-Investition
$2,550/Jahr
Beinhaltet ~15% Ersparnis bei jährlicher Abrechnung
3-Jahres-TCO-Projektion (36 Monate)
$7,650gesamt
Konsolidierte Softwarelizenzierungsausgaben

Geschätzte Self-Hosted VPS + DevOps-Kosten

Break-Even-Punkt: Rentabel ab 372 aktive Benutzer

Berechnete Infrastruktur: Infraestructura HA redundante + Backups (~$150) + 16h DevOps/mes ($640)

Jährliche VPS + DevOps-Kosten$9,480/Jahr
Differenz vs. SaaS-LizenzenSaaS ist $6,930/Jahr
Simulator für verbrauchsabhängige Aufpreise: When I WorkNutzungskosten bei Wachstum
Erkennen Sie Overage-Gebühren, bevor sie das Budget belasten.
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Prototyp / MVP (10 GB)

Im Tarif enthaltenes Basiskontingent: 20 GB.
Geringes Risiko / Vorhersehbare Rechnung
Monatlicher Grundtarif
$2.5/Monat
Festes Abonnement oder gebuchter Tarif
Aufschlag für Überschreitung (Overage)
$0/Monat extra
Verbrauch innerhalb des Plangrenzkontingents gedeckt
Geschätzte Monatsrechnung
$2.5/Monat
Monatliche Gesamtkosten vor Steuern
Technische Minderungsempfehlung:

Für Entwicklung geeignet; Limits gleichzeitiger Verbindungen prüfen.

Basis-Produktion (50 GB)

Im Tarif enthaltenes Basiskontingent: 20 GB.
Hohes Risiko / Beschleunigte Mehrkosten
Monatlicher Grundtarif
$2.5/Monat
Festes Abonnement oder gebuchter Tarif
Aufschlag für Überschreitung (Overage)
+$5/Monat extra
Variabler Aufschlag für Verbrauch über Plangrenze
Geschätzte Monatsrechnung
$7.5/Monat
Monatliche Gesamtkosten vor Steuern
Technische Minderungsempfehlung:

Tabellenkomprimierung und zeitliche Partitionierung implementieren.

Aktives Wachstum (250 GB)

Im Tarif enthaltenes Basiskontingent: 20 GB.
Kritisches Risiko / Gravierender Kostenschock
Monatlicher Grundtarif
$2.5/Monat
Festes Abonnement oder gebuchter Tarif
Aufschlag für Überschreitung (Overage)
+$41/Monat extra
Variabler Aufschlag für Verbrauch über Plangrenze
Geschätzte Monatsrechnung
$43.5/Monat
Monatliche Gesamtkosten vor Steuern
Technische Minderungsempfehlung:

Kalte Backups auf Standard-Objektspeicher (S3) auslagern.

Großer Maßstab (1.000 GB (1 TB))

Im Tarif enthaltenes Basiskontingent: 20 GB.
Kritisches Risiko / Gravierender Kostenschock
Monatlicher Grundtarif
$2.5/Monat
Festes Abonnement oder gebuchter Tarif
Aufschlag für Überschreitung (Overage)
+$176/Monat extra
Variabler Aufschlag für Verbrauch über Plangrenze
Geschätzte Monatsrechnung
$178.5/Monat
Monatliche Gesamtkosten vor Steuern
Technische Minderungsempfehlung:

Auf dedizierte Instanz oder Self-Hosted-Cluster migrieren, um I/O-Kosten zu senken.

Beschaffungsstrategie & Rabatte: When I WorkB2B-Verhandlungs-Playbook
Führungsebene mit höchster Kompetenz zur Genehmigung von Budgetausnahmen.
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Fairer Marktpreis & B2B-Einkaufs-Benchmark

Kündigungsfrist für Nichtverlängerung: 30 Tage vor AblaufErzielter Mediandiskont: -12%
Öffentlicher Listenpreis
$2.5 /mo
100% Basislinie
Geprüfter Marktdurchschnitt
$2 /mo
~88% des Listenpreises
Optimierter Zielpreis
$2 /mo
Maximal verhandelbar (Q4 / Mehrjährig): -20%

Verifizierte taktische Sparhebel

  • Jährliche VorauszahlungBis zu -15%

    Konsolidierter Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung im Vergleich zur Monatsrate.

  • Volumenrabatte nach PlätzenBis zu -10%

    Gestaffelte Mengenrabatte bei Überschreitung von Mindestlizenzzahlen.

Sicherheit & Exit
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Sicherheits- & Datenschutzstandards: When I Work

SOC 2 Type IINicht gemeldet
ISO 27001Nicht gemeldet
GDPR / RGPDGeprüft
HIPAANicht gemeldet
PCI-DSSNicht gemeldet
Gerichtsbarkeit & rechtliche Souveränität
🇺🇸Vereinigte Staaten [US]Unterliegt dem US CLOUD ActDSGVO-AVV verfügbar
SSO-Verfügbarkeit (SAML Enterprise)
Kein dokumentiertes SSO
Datenspeicherung
USAWS
KI-Datenschutzrichtlinie
Nicht bewertet
Datenbefreiung & Migrations-Runbook: When I WorkCSV · XLSX
Strukturierter Migrationsleitfaden und Kredential-Exportgarantien zur Vermeidung von Vendor-Lock-in.
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Unterstützte strukturierte Exportformate
CSVXLSX
Portabilität von Passwort-Hashes
Über Support-Ticket (Manueller Prozess)

Der Hash-Export erfordert kommerzielle Absprache oder formelle Freigabe per Support-Ticket.

Exit-Protokoll & Migrationshinweise

Exportación de datos de empleados y turnos mediante archivos CSV estándar.

Bereitstellungs- & Infrastrukturanforderungen: When I WorkDocker
Hardwarespezifikationen und Docker-Befehle zur Ausführung auf lokalen Servern oder dedizierten VPS ohne Telemetrielecks.
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Mindestspeicher1 GB RAM (Empfohlen)
CPU-Rechenleistung1 vCPU
Laufzeit / SpracheTypeScript / Go / Rust
Code-LizenzOpen Source
Docker CLI-Direktive
docker run -d --name when-i-work -p 8080:8080 when-i-work:latest
Begleitende Dienste & Abhängigkeiten:
PostgreSQL 15+Redis 7+
Community & Repository
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Technische Reputation von When I Work

70/100 Technisches Vertrauen

Häufiges Lob in der Produktion

  • Mobile-First-Benutzeroberfläche für operative Arbeitskräfte optimiert
  • Direkte Integration zwischen Schichtplanung und digitaler Zeiterfassung
  • Signifikante Reduzierung des administrativen Aufwands bei der Dienstplangestaltung

Gemeldete Produktions-Reibungen

  • Kein dauerhaft kostenloses Paket nach Ablauf der Testphase verfügbar
  • Erweiterte Integrationsmöglichkeiten nur in höheren Tarifen enthalten
Kommerzieller Behandlungsindex (Vendor Lock-in):Self-Service im Dashboard

Autonomer Kündigungsablauf über Rechnungsportal oder Abonnementeinstellungen.

Häufig gestellte technische Fragen (When I Work)

Wie wird der Abonnementpreis berechnet?

Die Abrechnung erfolgt pro aktivem Nutzer und Monat basierend auf der Anzahl der im System verwalteten Mitarbeiter.

Gibt es einen Testzeitraum für neue Teams?

Ja, die Plattform bietet eine 14-tägige Testphase an, um alle Funktionen zur Schichtplanung und Zeiterfassung zu testen.

Unterstützt das System den Datenexport für die Lohnabrechnung?

Ja, das System ermöglicht den Export von erfassten Arbeitszeiten an gängige Lohnabrechnungssysteme.

Direkte Alternativen

Alle Tools in When I Work
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Offizielles Abzeichen
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